Politique de protection des données personnelles

1. Responsable du traitement et contact

Care And Fly, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 995 223 443, dont le siège social est situé 30 boulevard de Sébastopol, 75004 Paris, France (« Care & Fly », « nous » ou « notre ») est responsable des traitements qu’elle détermine pour le site, la prospection, la relation commerciale, la sécurité de ses systèmes, le recrutement et la gestion des droits.

Pour toute question ou demande relative aux données : contact@careandfly.eu ou Care & Fly – Protection des données, 30 boulevard de Sébastopol, 75004 Paris, France.

2. Répartition des rôles pour Bernadette

Lorsqu’une organisation met Bernadette à disposition de ses collaborateurs, elle détermine en principe les objectifs, les utilisateurs concernés, les modules et les principales modalités. Elle agit alors comme responsable du traitement et Care & Fly comme sous-traitant pour la fourniture du service selon ses instructions documentées.

L’organisation cliente reste responsable de la base juridique, de l’information des utilisateurs, des formalités sociales, de la proportionnalité et des habilitations. Care & Fly peut agir comme responsable pour ses obligations propres, notamment la sécurité, la prévention des abus, la facturation, la gestion contractuelle et la défense de ses droits.

3. Données de santé mentale

Bernadette est un outil de sensibilisation et de prévention ; ce n’est ni un dispositif médical, ni une consultation, ni un outil de diagnostic, d’évaluation clinique ou de décision concernant l’emploi. Care & Fly ne demande pas de diagnostic, pathologie, traitement, handicap ou antécédent médical et n’établit pas de score individuel de santé mentale communiqué à l’employeur.

Les utilisateurs ne doivent saisir aucune donnée de santé ni information permettant d’identifier un salarié ou une situation individuelle. Toute donnée sensible spontanément communiquée sans nécessité peut être masquée ou supprimée, sous réserve des obligations de sécurité et de preuve.

4. Intelligence artificielle

La version actuelle de Bernadette n’utilise pas d’intelligence artificielle pour générer des contenus en fonction des réponses, analyser les réponses ou évaluer l’état de santé mentale. Les contenus, scénarios et règles pédagogiques sont prédéfinis. Les réponses des utilisateurs ne servent pas à entraîner un modèle d’IA.

Aucune décision exclusivement automatisée produisant un effet juridique ou affectant significativement une personne n’est prise. Toute future fonctionnalité d’IA modifiant ces pratiques donnera lieu à une mise à jour de l’information avant son activation.

5. Catégories de données

Selon la relation et les fonctionnalités activées, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

• Identité et coordonnées professionnelles : nom, prénom, e-mail professionnel, organisation, fonction et préférence linguistique.
• Compte et authentification : identifiant, rôle, statut, fournisseur d’identité, création et dernière connexion.
• Parcours pédagogiques : modules attribués, progression, complétion, réponses structurées, résultats de quiz, choix et retours volontaires.
• Échanges avec Care & Fly : demandes de contact, support, démonstration, relation contractuelle ou candidature.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, terminal, horodatages, journaux, erreurs, événements de sécurité et choix de confidentialité.
• Données contractuelles et financières concernant les interlocuteurs professionnels, devis, contrats, factures et règlements.

6. Finalités et bases juridiques

Care & Fly traite les données nécessaires pour répondre aux demandes, organiser une démonstration, gérer les prospects et clients, exécuter les contrats, facturer, recruter, sécuriser et améliorer ses services, gérer les droits et défendre ses intérêts. Ces traitements reposent selon le cas sur les mesures précontractuelles, l’exécution du contrat, une obligation légale ou l’intérêt légitime.

Les communications marketing adressées depuis le formulaire reposent sur un consentement distinct, facultatif et non précoché, confirmé par double opt-in. Ce consentement peut être retiré à tout moment. Pour Bernadette, les bases juridiques sont déterminées par l’organisation cliente ; le consentement d’un salarié n’est pas retenu comme fondement général lorsque le lien professionnel ne permet pas un choix libre.

7. Origine des données

Les données proviennent directement de la personne, du formulaire du site, de l’organisation cliente, d’un fournisseur d’identité ou outil professionnel autorisé, et de l’utilisation du site ou de Bernadette. L’organisation cliente s’engage à ne transmettre que les informations nécessaires et à informer les personnes concernées.

8. Destinataires et prestataires

L’accès est limité aux personnes habilitées de Care & Fly, aux administrateurs autorisés de l’organisation cliente dans le périmètre contractuel, et aux prestataires strictement nécessaires à l’hébergement, l’authentification, l’envoi de messages, le support, la gestion commerciale, la sécurité et la mesure d’audience consentie.

Pour la landing page, les demandes sont collectées via Zoho Forms puis transmises à Zoho CRM. Zoho Campaigns n’est utilisé que pour les personnes ayant accepté le marketing et confirmé leur inscription. Les données peuvent aussi être communiquées aux conseils, auditeurs, assureurs ou autorités lorsque cela est nécessaire ou légalement requis. Care & Fly ne vend pas les données personnelles.

9. Transferts internationaux

Care & Fly privilégie les traitements dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen. Lorsqu’un prestataire implique un transfert vers un pays tiers, le transfert repose sur une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une autre garantie prévue par le RGPD, avec des mesures complémentaires lorsque nécessaire.

Les informations propres aux sous-traitants et lieux de traitement de Bernadette sont fournies dans la documentation contractuelle du déploiement concerné.

10. Sécurité

Care & Fly met en œuvre des mesures proportionnées aux risques afin de prévenir la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, l’accès non autorisé et l’indisponibilité. Elles comprennent, selon le composant et le risque, la protection des communications, des contrôles d’accès individualisés, une séparation logique entre organisations, la journalisation, la correction des vulnérabilités, des sauvegardes et des procédures d’incident.

Ces principes ne constituent pas une revendication de certification. Les mesures détaillées de Bernadette sont précisées dans les documents contractuels et de sécurité applicables.

11. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et aux obligations de preuve :

• Nouvelles entrées des formulaires Zoho Forms : planification de mise en corbeille automatique tous les 30 jours, puis suppression définitive par Zoho après cinq jours. Compte tenu du premier cycle de sécurité prévu par Zoho, la conservation des entrées couvertes reste inférieure à 90 jours. Les entrées antérieures au réglage ou retenues par une action en attente font l’objet d’un traitement ponctuel par un administrateur habilité.
• Prospects non qualifiés : suppression ou anonymisation au plus tard trois ans après le dernier contact actif.
• Opposition à la prospection : conservation des informations minimales nécessaires pour respecter l’opposition.
• Contrats : durée de la relation puis archivage pendant la prescription applicable ; factures et pièces comptables : dix ans.
• Candidatures : deux ans après le dernier contact, sauf opposition ou obligation différente.
• Données Bernadette : durée définie par le contrat et les instructions de l’organisation cliente, suivie de la période d’export et des cycles de sauvegarde prévus, puis suppression ou anonymisation.

12. Cookies et mesure d’audience

Le site fonctionne sans traceur marketing non essentiel. Les traceurs strictement nécessaires à la sécurité, au fonctionnement ou à l’enregistrement d’un choix de confidentialité peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils remplissent les conditions légales.

Zoho PageSense ne sera chargé qu’après un choix explicite et seulement lorsqu’un test utile sera actif. Le choix peut être refusé ou retiré depuis le lien « Gérer mes préférences » du pied de page.

13. Vos droits

Selon le traitement et sa base, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition et la portabilité, retirer votre consentement, définir des directives après décès et demander à ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée produisant des effets significatifs.

Pour le site et la relation directe, écrivez à contact@careandfly.eu. Pour Bernadette, adressez-vous en priorité à l’organisation qui met le service à votre disposition ; Care & Fly l’assistera. Une vérification d’identité strictement nécessaire peut être demandée. Vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France.

14. Mineurs et évolution de la politique

Le site et Bernadette s’adressent principalement à des personnes majeures dans un cadre professionnel. Care & Fly ne collecte pas sciemment de données concernant un mineur hors d’un déploiement spécifiquement défini et protégé avec l’organisation cliente.

La politique peut évoluer avec le site, les services, les prestataires ou la réglementation. Une modification affectant substantiellement les droits ou traitements fait l’objet d’une information appropriée avant son entrée en vigueur.